Recrutamento em Centro de Distribuição: Contrate na Ordem Certa

Recrutar corretamente em um centro de distribuição começa pela ordem em que você contrata, não pela velocidade. Quando todos os cargos estão abertos ao mesmo tempo, os associados chegam antes dos supervisores, e toda a operação falha antes de começar.

Principais Conclusões

• A sequência importa tanto quanto a velocidade: supervisores e líderes devem estar em seus lugares antes de os associados chegarem.
• Supervisores de operações requerem o maior tempo de espera, aproximadamente 8 semanas.
• Associados podem ser recrutados em 2 a 3 semanas, mas abrir essas funções antes da liderança está em posição causa picos de rotatividade no primeiro mês.
• Operadores de empilhadeira e líderes de recebimento estão no meio da sequência e geralmente são o passo mais negligenciado.
• Tratar todas as contagens de pessoal como iguais na linha do tempo de contratação é o erro mais comum ao recrutar para centros de distribuição.

Por que a Ordem de Contratação Importa Mais do que a Velocidade de Contratação

A maioria das construções de centros de distribuição enfrenta o mesmo problema. O plano de contagem é aprovado, todas as requisições abrem ao mesmo tempo, e a recrutamento preenche as funções mais fáceis primeiro. Associados chegam rapidamente. Supervisores ficam para trás.

Então, os associados aparecem no primeiro dia sem ninguém para conduzir a orientação, ninguém para responder perguntas, e ninguém para fazer cumprir o processo. A confusão se instala até o final do primeiro turno. Na segunda semana, os índices de rotatividade aumentam.

Por que a rotatividade precoce segue esse padrão

De acordo com Speed Commerce, a média anual de rotatividade de funcionários em armazéns é em torno de 43%, e 59% dos armazéns relatam dificuldades em encontrar e reter trabalhadores qualificados. A maior parte dessa rotatividade inicial é evitável. Ela remonta a um onboarding inadequado, e um onboarding deficiente remete à liderança não estar pronta quando os associados chegam.

A velocidade de contratação importa. Contratar na ordem errada torna a velocidade irrelevante. A solução é tratar a sequência de contratação como um documento de planejamento, não apenas uma lista de contagem de pessoal. Cada função tem um tempo de espera. Cada função depende de uma anterior estar preenchida primeiro.

A Sequência Certa: Supervisores e Líderes Antes dos Associados

A ordem correta para construir a força de trabalho de um centro de distribuição segue uma lógica simples: as pessoas responsáveis por treinar e gerenciar cada grupo devem ser contratadas antes do grupo que gerenciam. Aqui está como isso se desenrola em quatro etapas.

Passo 1: Contrate o Supervisor de Operações (8 Semanas de Tempo de Espera)

O supervisor de operações é a contratação mais importante na construção. Essa pessoa é responsável pelo processo no chão, estabelece o padrão e conduz a orientação para cada outra contratação que se segue.

Comece essa busca primeiro. O tempo de espera é de aproximadamente 8 semanas da data de postagem até a data de início, considerando a busca, entrevistas, checagens de referências e um período de aviso de duas semanas com seu empregador atual.

Se essa função não for preenchida antes que qualquer outra orientação comece, nada funciona. Não há ninguém para treinar os líderes. Não há ninguém para definir o processo. Não há ninguém para tomar decisões quando algo dá errado no chão.

Contratar supervisores e líderes de armazém requer um processo diferente do que o de contratação de funcionários horistas. A busca deve começar semanas antes, e o processo de entrevista precisa avaliar tanto o conhecimento operacional quanto a capacidade de gestão de pessoas.

Passo 2: Contrate Líderes de Turno e Líderes de Equipe (6 Semanas de Tempo de Espera)

Os líderes de turno e líderes de equipe são multiplicadores dos supervisores. Em um centro de distribuição com múltiplos turnos ou zonas, essas funções estendem o alcance do supervisor pelo chão.

Comece essa busca assim que o supervisor de operações estiver confirmado, não quando ele começar. O tempo de espera é de aproximadamente 6 semanas. Quando os líderes forem contratados e integrados, o supervisor já deve estar em posição e pode participar de sua orientação.

Se os líderes não forem contratados antes dos associados, o supervisor não pode gerenciar efetivamente a orientação para um grande grupo. O chão se divide em grupos de novos contratados confusos, sem um contato imediato.

Passo 3: Contrate Especialistas (4 a 5 Semanas de Tempo de Espera)

As funções de especialistas incluem operadores de empilhadeira e líderes de recebimento. Estas são as etapas mais comumente puladas na sequência.

Os gerentes de operações costumam tratar funções especializadas como intercambiáveis com associados gerais, mas não são. Operadores de empilhadeira precisam de verificação de certificação antes que possam operar o equipamento. Líderes de recebimento precisam entender o sistema de gerenciamento de armazéns antes que o inventário que chega comece a fluir. Contratar operadores de empilhadeira exige verificação de credenciais que aumenta o tempo do processo.

O tempo de espera para essas funções é de 4 a 5 semanas. Pular essa etapa significa atrasar as operações da instalação ou colocar pessoal não certificado ou não treinado em posições especiais no primeiro dia.

Passo 4: Abra Funções para Associados (2 a 3 Semanas de Tempo de Espera)

Associados gerais de armazém podem ser recrutados em 2 a 3 semanas, razão pela qual eles são quase sempre os primeiros cargos preenchidos quando todas as requisições são abertas simultaneamente. O recrutamento é rápido e o volume de candidatos é alto.

Mas associados chegando antes que os passos 1 a 3 estejam completos é a causa mais comum de falha no primeiro mês. Abra as funções de associado apenas após os líderes e especialistas estarem confirmados. O tempo de recrutamento mais curto significa que você pode agendar essa etapa para cair exatamente quando precisa.

Tempos de Espera por Função: Quando Iniciar Cada Busca

Trabalhar para trás a partir da data de lançamento-alvo determina quando cada busca deve iniciar:

• Supervisor de Operações: Comece 8 semanas antes do lançamento. Este é o âncora de toda a linha do tempo.
• Líder de Turno e Líder de Equipe: Comece 6 semanas antes do lançamento. Paralelo com a integração do supervisor, não depois.
• Operador de Empilhadeira: Comece 5 semanas antes do lançamento. A verificação de certificação leva tempo extra.
• Líder de Recebimento: Comece 4 semanas antes do lançamento. Necessita de tempo de treinamento do sistema antes que os associados cheguem.
• Associado de Armazém: Comece 2 a 3 semanas antes do lançamento. Abra apenas após os líderes e especialistas estarem confirmados.

A maioria dos gerentes de operações olha para essa lista e percebe que a busca pelo supervisor deveria ter começado antes mesmo do plano de contagem ser aprovado. Esse é o instinto certo. Se você está esperando um plano de contagem assinado antes de publicar o papel do supervisor, você já está atrasado.

Para ver o quadro completo sobre como contratar trabalhadores de armazém rapidamente sem cortar esquinas na qualidade, a abordagem muda significativamente no nível dos associados em comparação com as buscas por líderes e supervisores.

Volume de Recrutamento para Associados

Associados são uma contratação em grande volume. A abordagem de recrutamento reflete isso.

O recrutamento eficaz para associados de piso em uma construção de centro de distribuição utiliza três canais:

• Plataformas de emprego com geo-alvo. Estabeleça filtros de raio apertados (5 a 10 milhas da instalação) e poste para turnos específicos em vez de disponibilidade geral. Instalações de turnos divididos devem postar cada turno separadamente.
• Agências de recrutamento com especialização em distribuição. Utilize agências que se concentram em armazéns e indústrias leves, não agências generalistas. Elas se movem mais rápido e filtram por experiência relevante antes de enviar candidatos.
• Redes de referências de seus líderes. Assim que os líderes de equipe forem contratados, peça a eles imediatamente referências. Líderes de instalações semelhantes frequentemente conhecem outros funcionários confiáveis do piso que estão abertos a um novo papel. Este é um dos canais de recrutamento mais rápidos e de menor custo disponíveis.

Espere rotatividade nas primeiras duas semanas, mesmo em uma construção bem gerida. Construa um buffer de 15 a 20 por cento em sua contagem de associados para contabilizar ausências e saídas antecipadas. Não trate sua contagem alvo como seu objetivo de contratação.

Gerenciando a Lacuna de Prontidão no Dia Um

Mesmo quando a sequência é seguida corretamente, uma lacuna geralmente se abre entre o momento em que os associados são contratados e o momento em que a instalação está totalmente pronta para processar volume. Gerenciar essa lacuna é tão importante quanto a própria sequência de contratação.

Três coisas que causam lacunas de prontidão no dia um:

• Acesso ao sistema não provisionado antes da data de início. Os associados chegam sem logins, sem equipamentos designados e sem forma de realizar seu trabalho. Isso é uma falha de coordenação de TI, não uma falha de contratação, mas se apresenta como uma falha de contratação para o novo empregado.
• Supervisores não estão completando sua própria orientação antes que os associados cheguem. Se o supervisor ainda está aprendendo o sistema de gerenciamento de armazém quando os associados começam, não podem responder perguntas básicas. Dê aos supervisores pelo menos duas semanas completas na instalação antes que a primeira turma de associados chegue.
• Materiais de treinamento não estão prontos. Processos que existem na cabeça do supervisor mas não foram documentados não podem ser entregues de forma consistente entre vários grupos de orientação. Antes que os associados comecem, o supervisor deve completar um guia de orientação por escrito para cada função.

Selecionar e agendar associados para o turno certo no volume certo no momento certo é uma das partes de maior atrito de uma construção de centro de distribuição. Ferramentas que automatizam a seleção e o agendamento de contratações em logística podem reduzir significativamente a carga de coordenação durante a recepção de associados em alta volume.

Perguntas Frequentes

O que acontece se pularmos a contratação do supervisor e começarmos com associados?

Os associados chegam sem ninguém para conduzir a orientação, sem ninguém para estabelecer as expectativas do processo e sem ninguém para responder perguntas quando surgem problemas no chão. A confusão no primeiro dia leva a frustrações até o final da primeira semana e desistências até a segunda semana. A rotatividade nos primeiros 30 dias geralmente é de duas a três vezes maior em instalações que integram associados antes que os supervisores estejam no lugar.

Como lidamos com prazos urgentes que não permitem 8 semanas para a busca de um supervisor?

A solução mais comum é promover um candidato interno ou trazer um supervisor interino de uma agência de recrutamento que se especializa em gestão logística. Um supervisor interino que já gerenciou uma instalação semelhante pode entrar em ação em uma a duas semanas e manter o processo de piso unido enquanto uma busca permanente ocorre em paralelo. Isso é significativamente menos disruptivo do que abrir sem supervisor algum.

Podemos contratar supervisores e associados ao mesmo tempo se escalonarmos suas datas de início?

Sim, essa é a abordagem correta. O importante é sequenciar as datas de início, não as datas de início da busca. Publicar todas as funções o mais cedo possível, mas definir as datas de início na ordem: supervisor primeiro, depois líderes, depois especialistas, depois associados. Se um candidato a supervisor aceita rapidamente e deseja começar antes do planejado, deixe-o começar mais cedo. Quanto mais tempo a liderança tiver na instalação antes que os associados cheguem, mais suave será o dia um.